8 tips om tijd te besparen

Tijdmanagement. Wie is daar nu echt goed in? Iedereen herkent het probleem van tijdtekort wel. Een planning maken kan iedereen, aan een planning houden is een ander verhaal. Te weinig tijd kan ontstaan omdat je het te druk hebt, omdat je een taak verkeerd hebt ingeschat, onverwachte omstandigheden, uitstelgedrag, etc. Hoewel er altijd wel een reden is, hoeft dit geen excuus te zijn en kan tijdtekort voorkomen worden wanneer je goed tijd leert managen.

Als eerste is het goed om te realiseren dat taken nooit af zullen zijn. Je zal moeten leren accepteren dat planningen verkeerd kunnen lopen door omstandigheden die jij zelf niet onder controle hebt. Leer onderscheidt te maken tussen zaken waar je wel of geen controle over hebt. En maak je daarna alleen druk over de zaken waar je invloed op kan uitoefenen.

#1 – Maak tijdmanagement een prioriteit

Het kost gemiddeld drie maanden om gedrag af of aan te leren. Maak van tijdmanagement daarom de komende drie maanden een prioriteit. Doe dit door jezelf er overal aan te herinneren. Zet het in je agenda, hang het op in je kantoor en vertel je naaste omgeving dat je ermee bezig bent. Je zal er namelijk nooit goed in worden wanneer je er geen gewoonte van maakt.

#2 – Maak één gecombineerde werk en privé lijst

Maak een lijst waar je aan de ene kant werkgerelateerde taken zet, en aan de andere kant privé gerelateerde zaken. Dit zorgt ervoor dat je een fatsoenlijke werk en privé balans opbouwt. Waarschijnlijk zet je wel eens notities in je telefoon, schrijf je wat in je fysieke agenda of schrijf je wat op je hand om het niet te vergeten. Stop hiermee. Maak één centrale lijst waar alles opstaat. Hier kan je dan altijd naar kijken wanneer je geen overzicht meer hebt. Zorg er echter wel voor dat je deze lijst overal terug kan vinden. Een digitale versie die je overal kan oproepen is dus aan te raden.

#3 – Agenda planning

Zorg voor een (digitale) agenda waar je een jaar rond mee kan planning. Markeer belangrijke momenten zoals terugkerende vergaderingen, netwerk momenten, etc. Een jaarplanning is cruciaal om overzicht te houden over terugkerende zaken. Hierdoor zal je ook op tijd beginnen met de voorbereiding voor een dergelijk moment en zal het makkelijker zijn om een vrij moment in te plannen. Wanneer het jou niet lukt om een jaar vooruit te plannen dan kan je beginnen met de planning voor de komende drie maanden.

#4 – Updaten van je wekelijkste ‘to do’ lijst

Wanneer tijdmanagement een prioriteit is geworden dan zal je elke vrijdagmiddag of maandagochtend een moment moeten inplannen om de ‘to do’ lijst van de komende week up te daten. Loop eerst de lijst van de afgelopen week na en vink aan waar je aan bent toegekomen en denk na waarom je bepaalde taken niet hebt afgekregen. Met deze kennis in het achterhoofd zal je de prioriteiten voor de komende week realistischer kunnen indelen.

#5 – Orden je prioriteiten

Wanneer je druk bent is alles een prioriteit. Het is dus de uitdaging om prioriteiten te kunnen onderscheiden van elkaar. Soms is het echter goed om een keuze te maken over wat de hoogste prioriteit heeft. Je zal je dan alleen daar op hoeven te focussen. Let er wel op dat je niet teveel taken op de planning zet. Twee prioriteiten per dag is meer dan genoeg. Zorg dat je dat af hebt voordat je de lijst er weer bij pakt om aan andere taken te beginnen.

#6 – Schrijf op wat in je opkomt

Rust en overzicht zijn de hoofdonderwerpen van tijdmanagement. Een goede ‘to do’ lijst is een goed begin, maar soms kan het ook nuttig zijn om gedachten en ideeën op te schrijven. Draag daarom een boekje bij je waar gedachten in kan uitschrijven. Aan het einde van de week kan je deze aantekeningen doorlopen en verwerken in de ‘to do’ lijst voor de week erop.

#7 – Leer omgaan met tijdverspillers

Je kent ze vast wel. Een klant die maar door blijft praten terwijl je druk bent, of een vriendin die je op een ongelegen moment belt om te vertellen over haar laatste avontuur. Kies er bewust voor om je hier niet in mee te laten slepen. Kap een gesprek met een klant vriendelijk af en vraag je vriendin om jou in het weekend terug te bellen. Wees eerlijk tegen jezelf door jezelf af te vragen of je wel bezig bent met een prioriteit.

#8 – Afsluitende tips

Het is cruciaal om je te focussen op een enkele taak voordat je bezig gaat met de volgende. Wanneer je dit niet doet dan zal je snel gestresst raken en weinig gedaan krijgen. Geef jezelf daarom zo min mogelijk verleidingen wanneer je bezig bent met een taak door gebruik te maken van de deze drie tips:

Zet je (privé)telefoon op stil en zet de emailnotificaties uit wanneer je bezig gaat met een taak.
Zorg ervoor dat je jezelf volledig kan focussen op de taak waar je mee bezig bent. Elimineer alles wat jou kan afleiden ervan.
Geef jezelf een vaste tijd (één of twee uur) om alleen maar bezig te zijn met de taak.

Wanneer je dit doet dan zal je zeer efficiënt te werk gaan. Laat de directe omgeving weten dat je op vaste momenten van de dag niet bereikbaar bent zodat jij je volledig hierop kan focussen.

Veel succes
Heel veel succes verder met je salon en de marketing eromheen. Vragen kan je stellen in een reactie hieronder of neem contact op via het contactformulier.
Een stralende groet,
Niels Mekelenkamp
Marketingcoach Marketing voor Schoonheidssalons
PS. Volg je ons al op Facebook? 😀